Facturation électronique Peppol : ce qui change pour un bureau d'architecture en Belgique

Depuis le 1er janvier 2026, un bureau d'architecture belge assujetti à la TVA doit envoyer une facture électronique structurée, via le réseau Peppol, à chaque client qui est lui-même une entreprise assujettie en Belgique : promoteur, société, bureau d'études, entrepreneur. Les factures adressées à des particuliers ne sont pas concernées, mais tout architecte doit, dans tous les cas, être capable de recevoir les factures électroniques de ses propres fournisseurs. Les communes et autres pouvoirs publics, eux, exigent déjà la facture électronique depuis 2024. Il faut donc un logiciel de facturation connecté à Peppol, même si vous travaillez surtout pour des particuliers.

Ce guide reprend, pour la pratique d'un bureau d'architecture, ce que disent les textes officiels du SPF Finances. Chaque règle renvoie à sa source.

Qu'est-ce qui est obligatoire depuis le 1er janvier 2026 ?

La loi du 6 février 2024 a rendu la facture électronique structurée obligatoire entre entreprises belges assujetties à la TVA. Le site officiel du SPF Finances le résume ainsi : toute facture qui entre dans le champ de l'obligation et qui est établie, émise ou envoyée à partir du 1er janvier 2026 doit être une facture électronique structurée, même si la prestation qu'elle couvre a eu lieu avant cette date (FAQ B2B, question 14).

« Structurée » ne veut pas dire « un PDF envoyé par e-mail ». Un PDF est une image de facture ; une facture structurée est un fichier de données (au format Peppol BIS, une variante de l'UBL) que le logiciel du client lit sans ressaisie. Entre deux entreprises assujetties, elle passe par le réseau Peppol, et ni le PDF ni le papier ne sont plus autorisés comme facture légale (tableau récapitulatif du SPF Finances). Vous pouvez toujours joindre un PDF par courtoisie, mais seule la version structurée a valeur légale (FAQ B2B, question 11).

L'obligation vaut aussi pour les petites structures : un architecte qui applique le régime de la franchise de TVA (chiffre d'affaires annuel jusqu'à 25 000 €) y est soumis (FAQ B2B, question 2).

Mes clients sont surtout des particuliers : suis-je concerné ?

Oui, mais pas pour tout. Les factures sortantes destinées à des particuliers ne sont pas soumises à l'obligation : vous pouvez continuer à leur envoyer un PDF par e-mail ou une facture papier. En revanche, le SPF Finances le précise noir sur blanc : même si vous ne travaillez que pour des clients privés, vous devez être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées de vos fournisseurs (source).

Or un bureau d'architecture reçoit beaucoup de factures professionnelles : ingénieur en stabilité, conseiller PEB, géomètre, coordinateur sécurité-santé, imprimeur de plans, éditeur de logiciels, comptable. Tous ces fournisseurs sont tenus de vous facturer via Peppol. Si vous n'êtes inscrit nulle part, vous êtes en défaut, même avec une clientèle 100 % privée.

Quelle règle pour chaque type de client d'un architecte ?

Le tableau ci-dessous applique les règles officielles aux clients habituels d'un bureau d'architecture.

Pour les marchés publics, le seuil de 3 000 € n'est qu'une règle générale : un pouvoir adjudicateur peut exiger la facture électronique en dessous, et les pouvoirs adjudicateurs fédéraux le font depuis le 1er mars 2024 (même source). Lisez le cahier des charges de chaque marché.

Pour savoir si un client professionnel est assujetti à la TVA, le SPF Finances renvoie à la Banque-Carrefour des Entreprises : la rubrique « Qualités » indique « Assujettie à la TVA » (même source). Pour savoir s'il est déjà inscrit sur Peppol, consultez le Peppol Directory.

Que risque un architecte qui n'est pas prêt ?

Les amendes existantes pour une facture absente ou non conforme s'appliquent aux factures électroniques. Un arrêté royal du 8 juillet 2025 a ajouté une sanction spécifique pour la non-disposition des moyens techniques permettant d'émettre et de recevoir une facture électronique structurée (FAQ spécifique, question 26) :

Une infraction ne compte comme « deuxième » qu'au moins trois mois après la constatation de la précédente (même source).

Il y a aussi un risque côté client : pour une opération soumise à l'obligation, votre client professionnel a besoin d'une facture structurée pour exercer son droit à déduction de la TVA, sauf exceptions (FAQ spécifique, question 24). Un promoteur à qui vous envoyez un simple PDF a donc une bonne raison de vous le renvoyer.

Si c'est votre client qui n'est pas prêt, vous pouvez lui envoyer la facture par un autre moyen ; elle reste juridiquement valable et vous remplissez votre obligation, à condition qu'il accepte ce mode d'envoi électronique (FAQ B2B, question 8).

Un client peut-il m'imposer son propre portail de facturation ?

Non, pas sans votre accord. Les factures structurées s'échangent en principe via Peppol, et un client ne peut pas vous imposer unilatéralement de déposer vos factures uniquement sur son portail, sauf si vous y consentez expressément ; le SPF Finances recommande d'éviter les accords implicites (FAQ B2B). C'est utile face à un grand promoteur ou à un groupe immobilier qui voudrait centraliser ses fournisseurs sur sa propre plateforme.

Combien coûte la mise en conformité, et que peut-on déduire ?

Le SPF Finances ne fournit pas de logiciel gratuit : il faut un logiciel connecté au réseau Peppol (FAQ B2B, questions 4 et 13). Pour amortir la dépense, deux incitants fiscaux existent (page officielle des incitants) :

• Une déduction majorée de 120 % pour les PME et les indépendants, pour les périodes imposables 2024 à 2027, sur les abonnements aux logiciels de facturation électronique et les frais de conseil liés à l'obligation. Si votre abonnement existant facture un supplément pour la facturation électronique, ce supplément est déductible à 120 % à condition d'être mentionné séparément sur la facture.
• La déduction pour investissement majorée pour les développements informatiques propres, sous les conditions habituelles.

Parlez-en à votre comptable : c'est lui qui applique la déduction dans votre déclaration.

Quelle est la prochaine étape après 2026 ?

Le SPF Finances annonce une obligation d'e-reporting : la transmission à l'administration de données issues des factures électroniques. Elle figure dans l'accord de coalition fédérale avec un horizon 2028, mais doit encore être transposée en droit belge (FAQ e-reporting). Choisir dès maintenant un outil qui produit des factures structurées propres vous évitera une seconde migration.

Comment s'organiser concrètement dans un bureau d'architecture ?

1. Faites l'inventaire de vos clients de l'année écoulée : particuliers, entreprises, pouvoirs publics. La proportion vous dit combien de factures partiront via Peppol.
2. Vérifiez votre adresse de réception : votre numéro d'entreprise doit être inscrit sur Peppol auprès d'un seul fournisseur, sinon vos fournisseurs ne peuvent pas vous joindre.
3. Facturez depuis le dossier, pas depuis un tableur. Une facture d'honoraires d'architecte suit les étapes de la mission (avant-projet, permis, exécution, contrôle). Si la facture est créée dans l'outil qui connaît déjà le dossier, le client et l'offre acceptée, il n'y a plus de ressaisie.
4. Gardez le PDF pour les particuliers. Rien ne change pour eux ; un bon outil choisit le canal selon le client.
5. Prévenez votre comptable : les factures reçues via Peppol arrivent sous forme de données, il doit savoir où les récupérer.

Ce que fait ArchiTek pour la facturation Peppol

ArchiTek est un logiciel de gestion conçu pour les bureaux d'architecture belges. La facturation y part du dossier : vous créez factures et notes de crédit à partir de la mission, en PDF, puis vous les envoyez par e-mail à un particulier ou via le réseau Peppol à un client professionnel. ArchiTek reçoit aussi les factures de vos fournisseurs et exporte vos pièces vers votre comptable (PDF, UBL, CSV). Un cabinet belge abonné active lui-même Peppol dans ses réglages, après un contrôle de son numéro de TVA. Le nombre de pièces Peppol incluses dépend de la formule (10, 30 ou 100 par mois).

La facturation électronique française n'est pas encore proposée en production dans ArchiTek : ce guide vaut pour la Belgique.

Vous pouvez essayer ArchiTek gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire, ou lire la page facturation électronique pour architectes.

Questions fréquentes

La facturation électronique Peppol est-elle obligatoire pour un architecte en Belgique ?

Oui, depuis le 1er janvier 2026, pour toute facture adressée à un client assujetti à la TVA établi en Belgique (société, promoteur, entrepreneur, bureau d'études). Les factures aux particuliers ne sont pas concernées, mais l'architecte doit pouvoir recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs.

Un architecte qui ne travaille que pour des particuliers doit-il s'inscrire sur Peppol ?

Oui. Ses factures sortantes vers des particuliers restent libres (PDF ou papier), mais il doit être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées de ses fournisseurs, selon le SPF Finances.

Quelle amende risque un architecte qui ne peut pas émettre ni recevoir de factures électroniques ?

L'arrêté royal du 8 juillet 2025 prévoit 1 500 € pour une première infraction, 3 000 € pour la deuxième et 5 000 € pour les suivantes, avec au moins trois mois entre deux constatations.

Un PDF envoyé par e-mail suffit-il encore pour facturer une société ?

Non. Entre deux entreprises assujetties en Belgique, seule la facture électronique structurée échangée via Peppol a valeur légale depuis le 1er janvier 2026. Un PDF peut être joint en plus, mais il ne remplace pas la facture structurée.

Les honoraires facturés à une commune passent-ils aussi par Peppol ?

Oui. Pour les marchés publics publiés depuis le 1er mars 2024, la facture électronique est obligatoire, en règle générale à partir de 3 000 € HTVA ; certains pouvoirs adjudicateurs l'exigent aussi en dessous de ce seuil.

Le logiciel de facturation électronique est-il déductible ?

Oui. Pour les périodes imposables 2024 à 2027, les PME et les indépendants bénéficient d'une déduction majorée de 120 % sur les abonnements aux logiciels de facturation électronique et les frais de conseil liés à l'obligation.